Anzahl der Wochenarbeitsstunden steigt

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Das Statistische Bundesamt hat im September 2016 das Ergebnis einer Mikrozensus-Umfrage veröffentlicht. Demnach arbeiten Vollzeitbeschäftigte im Schnitt 40,5 Stunden pro Woche. Doch bedeutet die längere Arbeitszeit auch gleichzeitig bessere Arbeitsergebnisse? Oder können wir die Effizienz unserer Arbeit vielleicht sogar steigern, indem wir früher Feierabend machen?

Beruhigend ist, dass sich die Erhöhung um eine halbe Stunde mehr Arbeit je Woche im Verlauf der vergangenen 20 Jahre herausgebildet hat. Von einem rasanten Anstieg der Wochenarbeitszeit kann man also nicht gerade sprechen. Dennoch ist es ein Trend, den gerade Projektleiter im Auge behalten sollten. Denn dieser Wert ist nur ein Durchschnittswert und das bedeutet, dass oftmals auch deutlich mehr als 40 Stunden gearbeitet wird. Und diese Überstunden müssen auch irgendwann wieder abgebaut werden. Das gilt nicht nur für einen selbst, sondern vor allem auch für die Projektmitarbeiter. Dies gilt es dann günstig zu platzieren, damit nicht zu viele Personen zur selben Zeit fehlen. Sonst müssen die übrigen Mitarbeiter wieder Überstunden leisten und es entwickelt sich ein Teufelskreis.

Das Statistische Bundesamt fand bei seiner Umfrage ebenfalls heraus, dass die Wochenendarbeit stetig zunimmt. 26,5% der Berufstätigen gaben an, dass sie 2015 ständig oder regelmäßig am Wochenende gearbeitet haben. Dieser Trend ist rückläufig, denn noch im Jahr 2007 lag die Quote für Wochenendarbeit bei einem bisherigen Höchststand von 27,8%. Dass wieder mehr Berufstätige ihr Wochenende für Freizeit und Erholung nutzen, ist gut für die Arbeitgeber - und zwar nicht nur mit Blick auf Überstunden. Doch bedeuten viele Überstunden auch gleichzeitig bessere Arbeitsergebnisse?

John Pencavel, Professor an der Standford Universitiy, kommt in seiner Studie „The Productivity of Working Hours“ zu dem Ergebnis, dass die Produktivität der Mitarbeiter stark abnimmt, sobald eine Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird. Er stellte in seinen Untersuchungen keinen messbaren Unterschied fest, ob Arbeitnehmer acht oder zwölf Stunden täglich gearbeitet haben. Das bedeutet also, je länger der Arbeitstag ist, desto geringer ist die Effizienz.

Begriffsklärung: Effektivität - Effizienz
An dieser Stelle soll eine kurze Abgrenzung der Begriffe „Effektivität“ und „Effizienz“ helfen, häufige Missverständnisse aufzuklären: Jede Arbeit, die erledigt wird und das erwünschte Ergebnis erbringt, ist effektiv, aber nicht unbedingt effizient. Effizienz ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis. Im Projektalltag müssen wir also nicht unbedingt länger im Büro sitzen, um gute Arbeit zu leisten. Wir müssen Wege entwickeln, mit denen wir mit wenig Aufwand zum gewünschten Ziel gelangen.

Effizienter im Projekt
Die Firma Microsoft fand in einer Umfrage heraus, dass von 45 Arbeitsstunden immerhin 17 unproduktiv waren. Das ist eine ganze Menge, doch es gibt Strategien, dagegen vorzugehen.

1. Zunächst gilt es, die Aufgaben zu sortieren. Gemäß der Eisenhower-Methode, die viele vermutlich noch aus dem Assessment Center kennen. Die entscheidenden Fragen lauten hier: „Ist die Aufgabe wichtig?“ und „Ist die Aufgabe eilig?“. Nach diesen Kategorien lässt sich ein Koordinationssystem für die Kategorien aufstellen. Alle Aufgaben, die wichtig und eilig eingestuft sind, müssen noch am selben Tag erledigt werden.

2. Mit dieser Einteilung einher geht auch der Tipp, sich bereits am Vorabend einen Plan für den folgenden Arbeitstag zu machen. Diese Vorplanung gibt Sicherheit und wenn die Aufgaben dann erledigt sind, stellt sich ein Erfolgserlebnis ein. Damit verknüpft ist der so genannte „Goal-Gradient-Effect“. Dieser besagt, dass die Motivation, ein Ziel zu erreichen größer wird, je näher man diesem kommt. Für den Projektalltag kann man dieses Phänomen für sich nutzen, indem man sich und seinen Mitarbeitern kurze (aber dennoch realistische) Deadlines setzt.

3. Forscher empfehlen außerdem den Posteingang nicht gleich morgens zu checken. Denn alle Chronotypen haben ihre beste Arbeitszeit zwischen 10 und 12 Uhr. Wer sich bereits davor mit den oftmals kleinteiligen E-Mail-Antworten abmüht, ist schon vor dieser idealen Arbeitszeit ausgelaugt und hat kaum noch Energie für die wirklich wichtigen Arbeiten des Projekts.

4. Zeitfresser wie das Telefon, viele Besprechungen und auch der aktuelle Büro-Klatsch halten von der Arbeit ab. Diese gilt es auf ein Minimum zu reduzieren, um die eigenen Effizienz zu erhöhen. Ganz vermeiden lassen sie sich in der Regel nicht, aber für das Telefon beispielsweise kann man feste Zeiten festlegen, wann man erreichbar ist. Somit können andauernde Unterbrechungen bei wichtigen Arbeitsschritten vermieden werden.

Das sind natürlich nur Stellschrauben, an denen man bedingt drehen kann, um die eigene Effizienz zu verbessern. Doch schon kleine Veränderungen können auf das gesamte Projekt betrachtet einen großen Effekt haben, wenn alle Projektmitarbeiter sich daran halten. Für die Feinjustierung dieser Stellschrauben muss natürlich jeder für sich selbst die ideale Arbeitsmethode für sein Zeitmanagement finden. Doch ist das gefunden, wirft einen so schnell nichts aus der Bahn und man schafft mehr, als man zunächst gedacht hätte. Und dann kann man sich auch einmal mit einer Stunde früher Feierabend belohnen.

 

Autor:

Clarissa Beck
Redakteurin - dynamis Personalmanagement & Projektmanagement GmbH, Augsburg

Kontakt: Bildungsberatung@dynamis-web.com